ビジネスシーンでは、郵便で先方に書類を送る機会が多いもの。しかし単に封筒に書類を入れて相手に送りつけるだけでは、やや失礼にあたるため、一筆添えたいところです。

そこで、ここでは郵送における「書類発送のお知らせ(送付状)」の基本的な書き方を紹介します。

雛型・テンプレートとして参考にしてください。

【テンプレート】「書類発送のお知らせ(送付状)」文例
平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます

郵送における「書類発送のお知らせ(送付状)」に書く内容とは?

郵送における「書類発送のお知らせ(送付状)」には、一般的に以下の内容が記述されます。

  • 宛先
  • 差出人
  • 表題(タイトル)
  • 本文
  • 発送する書類名と通数
  • 問い合わせ先

ひとつずつ具体的に見ていきましょう。

通数は1通の場合、省略しても構わない

まずは【宛先】。書類を送付する相手方の会社名や個人名のことです。書類が郵送される場合には、郵送用に住所や会社名、個人名が書かれている紙と「書類発送のお知らせ(送付状)」が一体型となっていて省略されるケースも少なくありません。事務作業の簡潔化のためには仕方のないことですが、可能であるならば紙を別々にしたいところです。

【差出人】は、あなたの会社名が一般的。部署名などは必要な場合に書けばよいでしょう。会社名は省略せずに正式名称で書きましょう。

【表題(タイトル)】は、「書類発送のご案内(〇〇発送のご案内)」や「書類発送のお知らせ」などが多いのではないでしょうか。太文字にしたりフォントサイズを大きくするなど目立つようにすると、相手が見やすくなります。

【本文】には、「拝啓 平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。この度、下記書類を発送いたしました。ご査収くださいますよう、お願いいたします」のような文章を書きます。

そして【発送する書類名と通数】。わかりやすく目立つように下線を引いたり表形式にしているなどといった工夫をしている会社が数多くあります。また、(それぞれ)1通しか送らない場合には通数を省略しても構いません。

【問い合わせ先】は、書類を送付された相手方が何か疑問を感じた際に質問をする際の連絡先です。必ず記述しておきましょう。



「書類発送のお知らせ」(送付状)文例 ①

実際の文例をいくつか見てみましょう。

〇〇(サービス名)をご利用のお客様へ

〇〇株式会社

書類発送のご案内

拝啓 平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
この度、下記書類を発送いたしました。ご査収くださいます様よろしくお願いいたします。

敬具



■ 口座振替依頼書     1通


以上

【お問い合わせ先】
〇〇株式会社 お客様サービスセンター
ナビダイヤル:0570-xxx-xxx

このような文章が一般的な「書類発送のお知らせ(送付状)」になります。

「書類発送のお知らせ」(送付状)文例 ②

続いてはこちら。

〇〇△△(個人名)様

株式会社〇〇

書類発送のご案内

拝啓 平素は格別のご配慮にあずかり厚くお礼申し上げます。
下記書類を同封いたしますので、ご査収のうえよろしくお取り計らいくださいますようお願い申し上げます。

敬具

《今回お送りした書類》

・ 商品カタログ     1通
・ 商品注文用紙     1通


【通信欄】
誠に勝手ながら、FAX・郵送による商品のご注文は年内必着でお願いいたします。

【お問い合わせ先】
〇〇 コールセンター
電話番号:0120-xxx-xxx

担当者から何か伝えたいメッセージがあれば、この文例のように【通信欄】を設けるとよいでしょう。

「書類発送のお知らせ」(送付状)文例 ③

最後にもうひとつ。

〇〇 〇〇様

株式会社 △△

△△講座受講申込書・パンフレット発送のご案内

拝啓 平素は格別のお引き立てにあずかり、厚く御礼申し上げます。
この度、下記書類を同封いたしました。

必要事項をご記入の上、同封の返信用封筒にてご返送ください。

今後とも△△をよろしくお願いいたします。

敬具

・ △△講座受講申込書
・ △△講座パンフレット


以上

■電話によるお問い合わせ
△△ カスタマーセンター
0120-xxx-xxx
9:30~18:30(土・日・祝日を除く)

このようになります。


いずれにせよ、「書類発送のお知らせ(送付状)」は会社の顔となるもの。

これらの文例を参考にして、あなたの会社らしい「書類発送のお知らせ(送付状)」を作ってくださいね。

※本記事は2016年11月時点の情報を元に執筆されたものです。あらかじめご了承ください。


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