できれば起きてほしくない社員・従業員による SNS への不適切な投稿や書き込み。

しかし、世は一人一台のスマートフォン時代。多くの人がスマートフォンで Facebook や Twitter など SNS に気軽に投稿や書き込みを行える時代です。

うっかり社員・従業員が SNS に不適切な投稿や書き込みをしてしまうこともないとは言えません。

ここでは、そのような事態が起きた際に、どのようなお詫びやお知らせの文章を作成すればよいかを考えてみたいと思います。

【テンプレート】「社員・従業員によるSNSへの不適切な投稿や書き込み」のお詫びとお知らせ文例
世はスマートフォン時代!

「社員・従業員によるSNSへの不適切な投稿や書き込み」のお詫びとお知らせのポイント

社員・従業員が SNS に不適切な投稿や書き込みをしたことが発覚した際の、お詫びとお知らせのポイントは以下の点になります。

① 事実関係を簡潔に明記する

② 謝罪の言葉をなるべく早めに明記する

③ 社内規定はどうであったかを簡潔に明記する

④ 当該の人物の処分内容は可能な限り明記する

⑤ 今後の対応策についても明記する

以上の内容を記述することで、最悪の事態(ネット上での炎上と企業イメージの悪化)を回避できる可能性は高まります。

さっそく文例を3つ見てみましょう。

お詫びとお知らせ文例 ①

まずはプロスポーツ選手が来店したことを、スポーツブランドの旗艦店に勤務する社員が個人的に SNS 上に不適切な形で書き込んでしまったケース。

お詫びとご報告
お客様各位

本日、弊社社員が、〇〇スポーツ 東京本店へご来店された弊社契約選手の情報をTwitter(ツイッター)に書き込み、流出させていたことが判明いたしました。

この件で、同選手、同選手のご家族をはじめ関係者の皆様及びお客様には多大なるご迷惑とご心配をおかけしましたことを、深くお詫び申し上げます。

スポーツブランドとしてあるまじき事であり、この事態を厳粛に受け止め、このようなことが繰り返されないよう、社を挙げて再発防止を徹底してまいります。

当該社員からは経緯を聴取し事実関係を調査中です。処分については、調査結果に基づき、会社規定に従い厳正なる処分を検討いたします。

また、ご迷惑をお掛けした選手、チームに対しては、既にご報告の上、お詫び申し上げております。

選手のファンの皆様にも、ご迷惑をお掛けすることとなりましたことを、深くお詫び申し上げます。

弊社では全社員に対し入社時に、スポーツブランドとしての行動規範をはじめ、お客様情報の守秘義務等に関する研修を行っております。

しかしながら今回、このようなことになり、改めて社を挙げて再発防止に努めて参る所存でございます。

全社員のコンプライアンス意識の向上を図り、スポーツ選手をはじめスポーツ界、そして社会からの信頼回復に向けて邁進していく所存でございます。

平成××年×月××日
〇〇スポーツ 株式会社

これが、上記のお詫びとお知らせのポイントをきちんと含んでいる例となります。



お詫びとお知らせ文例 ②

続いてのケース。凸凹グループの新聞社である凸凹新報。□□支社の報道部長が twitter の匿名個人アカウントで暴言を吐いてしまい、ネット上で炎上。当該の報道部長を人事部付けにし、自宅謹慎をさせた後の利害関係者宛の謝罪文です。

お詫びとお願い
株式会社凸凹新報
代表取締役 凸山 凹三

謹啓 平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

このたび、弊社□□支社元報道部長が、インターネットの投稿サイト「ツイッター」上で人権侵害や差別につながるような内容を、著しく品位を欠いた表現で繰り返し投稿していたことが判明しました。

このような行為は新聞人としてあってはならない行為であり、関係の皆さまに大変なご心配をおかけすることになり、深くおわび申し上げます。

弊社では、インターネット上への書き込みに当たっては個人として投稿などの場合でも届け出を求め、品位を欠く書き込みを禁止する社内規定を設けて指導してまいりました。

しかし、今回の事態を受け、また報道部長という役職だったことも考慮して厳正な処分を行ったところですが、社として真摯に受け止め、全社員を対象とした研修を早急に開催するなど、社員教育を徹底し再発防止に全力を挙げてまいります。

なお、今回の不祥事に関連して御懸念や不快に思われる事案などありましたら、ご指摘頂ければ幸いです。

今回の件を教訓に、社内コンプライアンスを再徹底し信頼回復に努めるとともに、報道機関として活字の持つ重みを再認識して情報発信拠点としての役割を追求してまいります。

引き続きご指導ご鞭撻ご支援の程、何卒宜しくお願い申し上げます。

謹白

事実関係を隠さず報告することや、あえて「不祥事」という言葉を用いることは、さらなる炎上を回避するため。

社員が社内規定を違反していた場合には、その旨をきちんと書いたほうがよいでしょう。

お詫びとお知らせ文例 ③

最後は、業務委託先企業の従業員がSNS上に顧客に関する個人的な情報を発信してしまったホテルの例。

SNSへの不適切な書き込みについて

この度、当社の業務委託先企業の従業員が、SNS上にお客様に関する情報を発信するという事態が発生いたしました。かかる行為は大変遺憾であり、関係者の皆様に多大なるご不快の念をおかけいたしましたこと、心よりお詫び申し上げます。

なお、書き込みの内容は、ある方が〇〇ホテルに来館されたというものでしたが、そのような事実はございません。

当社では日頃より従業員および業務委託先企業に対し、お客様のプライバシーに関する情報の取り扱いについて十分注意をするよう徹底しておりましたが、今回発生した事態を厳粛に受け止め、指導・管理体制を一層徹底し、再発防止に努めてまいる所存です。

平成××年×月××日
〇〇ホテル 株式会社

簡潔ですが、必要最低限の情報が記述されています。

真摯な対応が「ピンチをチャンスに変える」

お詫びとお知らせの文章で求められることは、一にも二にも真摯であること。スピード感を持って事実と対応策を知らせることができれば、結果的に「ピンチをチャンスに変える」ことができるでしょう。


以上、「社員・従業員による SNS への不適切な投稿や書き込み」のお詫びとお知らせ文例でした。

※本記事は2016年12月時点の情報を元に執筆されたものです。あらかじめご了承ください。


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